Легализация на документи : необходимост и приложение

Gergana Hristova - Notary - LL.B., LL.M., D.E.S.S., D.D.N.
Tel: (514) 271 31 34
Fax: (514) 271 36 74
E-mail: gergana.hristova@notarius.net
Address: 94, Laurier Ouest, Mtl, Qc, H2T 2N4, Montreal, Quebec

1. Какво представлява легализацията и защо трябва да се легализират някои документи.

Легализацията е процедура по установяване и удостоверяване автентичността на официални документи, предназначени за използване извън пределите на страната на произхода. Легализацията като съвкупност от удостоверителни действия се налага по причини, свързани с тежестта на доказване на оригиналността на даден документ. Ако във вътрешното право на държавите, е валидна презумпцията, според която официалният документ се счита за автентичен до доказване на противното (acta probant sese ipsa), то този принцип не може да намери приложение в международен план. Автентичността на официалните документи, издадени и използвани на територията на държавата на произхода може да бъде лесно доказана в случай на необходимост. За съжаление, не така лесно се доказва автентичността на един чуждестранен документ. Желанието на страните да избегнат прекомерната тежест на доказване пред страните или съда, пред коите се представя даден чуждестранен документ е наложило в практиката процедурата на легализация.

2. Алтернатива на легализацията : апостил

Легализацията е бавен и скъпо струващ процес, създаващ значителни органичения в оборота на официалните документи, използвани извън пределите на страната на произхода. Преди години редица страни се обединиха около идеята за търсене на алтернативи, целящи от една страна премахването на множеството формалности, изисквани при легализацията, а от друга страна запазването на нейния положителен ефект в международната сфера. Така се стигна до подписването през 1961 г. на Хагската конвенция, премахваща изисванията за легализация на чуждестранните официални документи. Конвенцията съществено допринесе за опростяване на процедурата по легализация, създавайки на нейно място системата на апостила.

Простотата на тази алтернативна система, възможностите за лесен контрол, както и еднотипността на апостила са неоспорими преимущества, които не само подобряват работата на съдилищата, но улесняват преди всичко усилията на лицата, които желаят да използват в чужбина официални документи, издадени в тяхната родна страна, като например акт за раждане, брачно свидетелство, бракоразводно решение, диплома и т .н.

3. Как да разберем кога се налага да легализираме документи

Важно е да се отбележи, че необходимостта от легализация се определя от страната, в която ще се използва даден документ (страна на използване). Предварително трябва да се информирате относно наложителността от легализация като се направи директно запитване до органа или институцията, където ще бъде представен съответния документ. Така например ако същият трябва да се представи пред немски съд или университет, то запитването трябва да се направи в Германия и да бъде директно адресирано до съответния съд или университет. В случай че, отговорът е отрицателен, легализиране на документа не се налага. В случай че съотвената институция изисква удостоверяване на автентичността на документа, то тогава е необходимо като следваща стъпка да се информирате дали страната, в която е издаден съответния документ (страната на произхода) е подписала и ратифицирала цитиранта по-горе Хагска конвенция от 61 г . Само в случай че страната не е подписала и ратифицирала Хагската конвенция от 61 г. премахваща изисванията за легализация на чуждестранните официални документи, какъвто е случая с Канада, се налага да легализирате съответния официален документ. Така например ако канадски официални документи (съдебно решение, бракоразводно решение и т. н.) трябва да бъдат представени в страна или пред инстанция, изискваща сертифициране на тяхната автентичност, тези документи трябва да бъдат легализирани, тъй като Канада не е страна по Хагската конвенция от 61 г.

4. Практическо приложение на легализацията, процедура

След като са направени съответните проучвания и лицето е установило необходимостта от легализация и неприложимост на Хагската конвенция от 61 г. премахваща изисванията за легализация на чуждестранните официални документи, процедурата е следната :

А) За документи издадени в Квебек етапите са следните: 1. Проверка на автентичността на документа, от институцията, която го е издала. 2. Легализация на документа- удостоверяване на положените подписи и печати от консулския отдел или от посолството на страната, в която ще се изполва легализирания документ. Така например ако документът ще бъде използван в България е необходимо крайната заверка на документите да бъде извършена в българското посолство.

Ако чуждата страна приема нотариално заверени копия на официални документи или, в случай че ще се представя оригинал на частен писмен документ (пълномощно, нотариално заверена декларация), то в такъв случай документът трябва да бъде заверен от нотариус, а нотариалната камара трябва да удостовери статута на нотариуса, автентичността на неговия подис и печат (Chambre des notaires du Que'bec).

Б) За останалите канадски провинции 1. Проверяване на автентичността на документа, която може да включва една или повече процедури на проверка и сертификация. Например в провинците Онтарио и Алберта, този етап се състои от две фази. За провинция Онтарио: проверка на автентичността на документа от Department of Foreign Affaires and International Trade (DFAIT) и от провинциалния орган, The Government of Ontario’s Management Board Secretariat (Official Documents). За провинция Алберта: проверка на автентичността на документа от Department of Foreign Affaires and International Trade (DFAIT) и от местния орган Official Documents and Appointments branch of Alberta’s Department of Justice. В случай че документът е заверен от публичен нотариус (да не се смесва с нотариуса от латински тип), се налага и проверка на регистрацията на публичния нотариус, автентичността на неговия подпис и печат. След потвърждаване на овластеността на нотариуса, както и достоверността на неговия подпис и печат, Department of Foreign Affaires and International Trade (DFAIT) поставя допълнителен печат сертифициращ, статуса на нотариуса ( known to be in good standing).

3. Легализация на документа, включва представяне на документа пред консулския отдел или посолство на съответната държава, където документа е предназначен за използване.

След тази последна сертификация, документът придобива пълна юридическа стойност и може да бъде използван зад граница.

5. Кога и как може да се използва процедурата на Апостила, като алтернатива на легализацията.

Апостилът може да бъде използван като алтернатива на легализацията само от държавите, коита са страни по Хагската конвенция от 61 г. Така например България като страна по тази конвенция може успешно да изполва системата на апостила. Официалните български документи могат да бъдат използвани в чужбина без да е необходимо да бъдат легализирани, когато това се налага. За тази цел апостилът поставен от компетения български орган е достатъчно доказателство, гарантиращо автентичността на документа пред чуждестранните власти. Официалните български органи, оторизирани да удостоверят автентичността на българските публични актове са следите :

А) Министерство на правосъдието – за актове издадени от съдилищата и нотариалните актове. Адрес : ул. Славянска 1, 1040 София, България

Тел. +359 2 923754, Факс +359 2 981 3443

Б) Министерство на външните работи- за останалите публични актове.

Адрес : ул. Александър Жендов 2, 1032 София, България

Тел : +359 2 971 14 08, 971 37 78, 948 22 18, Факс : +359 2 870 30 41.

Документи, които подлежат на удостоверяване чрез апостил са:

а) официални документи, издадени от държавни или административни органи като акт за раждане, смъртен акт, брачно свидетелство;

б) нотариални актове;

в) документи, издадени от различни юрисдикции, както съдебни (съдебни решения), така и от административни, и дори от религиозни юрисдикции.

д) официални декларации придружаващи частни писмени документи, като . апостилът в този случай, не удостоверява частния документ, а само прикрепента към него официална декларация (например удостоверяване на подпис, достоверна дата и т. н.)

Не могат да се удостоверяват по този начин административните документи директно свързани с реализацията на определена търговска операция като например митническите документи, документите за произход на стоки, импорт и експорт лицензите.